Politique de confidentialité

Ce document regroupe notre Politique de confidentialité et notre Politique de témoins (cookies). Vous pouvez naviguer directement vers la section qui vous intéresse via la table des matières ci-dessous.

Partie 1 — Politique de confidentialité

1. Préambule

Simple Ergo inc. (« Simple Ergo », « nous », « notre ») accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés. La présente politique décrit les renseignements personnels que nous recueillons lorsque vous utilisez notre site Web simpleergo.ca, comment nous les utilisons, à qui nous les communiquons, comment ils sont protégés, ainsi que les droits que vous pouvez exercer à leur égard.

Cette politique vise spécifiquement la collecte de renseignements personnels par un moyen technologique, conformément à l'article 8.2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1, dite « Loi 25 »). Les renseignements recueillis en clinique, par téléphone ou par tout autre moyen non technologique sont régis par nos pratiques internes de gestion des renseignements personnels.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l'article 3.1 de la Loi 25, Simple Ergo a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez la joindre pour toute question, demande d'accès, demande de rectification, retrait de consentement ou plainte :

3. Moyens utilisés pour recueillir vos renseignements

Sur notre site Web, nous recueillons des renseignements personnels par les moyens suivants :

• Formulaire de contact
• Module de prise de rendez-vous en ligne (fourni par notre partenaire Medexa, voir Section 7)
• Témoins (cookies) et outils d'analyse Web (voir Partie 2 — Politique de témoins)

4. Renseignements personnels recueillis

4.1 Via le formulaire de contact

Lorsque vous utilisez notre formulaire de contact, nous recueillons :

• Votre nom
• Votre adresse courriel
• Votre numéro de téléphone
• Le sujet de votre demande
• Le contenu de votre message

4.2 Via le module de prise de rendez-vous en ligne

Lorsque vous prenez rendez-vous via le module Medexa intégré sur notre site, des renseignements personnels (nom, coordonnées, motif de consultation) sont recueillis directement par notre fournisseur Medexa. Ces renseignements sont traités selon les pratiques de Medexa, qui est conforme à la Loi 25 et héberge les données au Québec (voir Section 7).

4.3 Renseignements collectés automatiquement

• Adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation
• Pages consultées et durée de consultation
• Source de provenance

Ces renseignements sont collectés au moyen de témoins (cookies) et d'outils d'analyse Web. Pour plus de détails, consultez la Partie 2 ci-dessous.

5. Finalités de la collecte

Les renseignements recueillis via notre site Web sont utilisés uniquement aux fins suivantes :

• Répondre à vos demandes envoyées via le formulaire de contact
• Prendre et confirmer vos rendez-vous (via le module Medexa)
• Vous transmettre des rappels de rendez-vous, si vous y consentez
• Améliorer le fonctionnement, le contenu et la sécurité de notre site Web

6. Base du consentement

Nous recueillons vos renseignements personnels avec votre consentement, donné de manière libre, éclairée et spécifique à chaque finalité. Pour les renseignements relatifs à votre santé, votre consentement est manifeste et porte sur chacune des finalités identifiées.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Le retrait du consentement n'a pas d'effet rétroactif et peut, dans certains cas, limiter notre capacité à vous offrir des services.

7. Communication à des tiers et personnes ayant accès

7.1 Personnes ayant accès aux renseignements au sein de Simple Ergo

L'accès aux renseignements recueillis via le site Web est restreint aux personnes suivantes, et uniquement dans la mesure nécessaire à l'exercice de leurs fonctions :

• Le personnel administratif et de réception (traitement des demandes et prise de rendez-vous)
• La personne responsable de la protection des renseignements personnels (voir Section 2)

7.2 Fournisseurs et sous-traitants

Les renseignements recueillis via notre site Web peuvent être communiqués aux fournisseurs et sous-traitants suivants, qui agissent pour notre compte et uniquement dans la mesure nécessaire :

Logiciel de gestion clinique et prise de rendez-vous en ligne

Medexa (medexa.com) — logiciel québécois utilisé pour la prise de rendez-vous en ligne, la gestion des horaires et le dossier patient électronique. Les serveurs de Medexa sont situés au Québec et leurs pratiques de protection des renseignements personnels sont conformes à la Loi 25. Pour plus d'information, consultez la page de Medexa relative à la Loi 25 : https://medexa.helpscoutdocs.com/article/672-loi-25

Hébergement du site Web

Notre site Web est hébergé chez Hostinger International Limited. Lieu d'hébergement : États-Unis (datacenter de Boston, Massachusetts).

Outils d'analyse Web

Google Analytics et Google Tag Manager (Google LLC, États-Unis). Données traitées : adresse IP anonymisée, type d'appareil, pages consultées. Activés uniquement avec votre consentement via notre bandeau de gestion des témoins. Aucun renseignement de santé n'est transmis à ces outils.

Plugin de traduction

GTranslate — plugin permettant la traduction du contenu du site dans différentes langues.

Communications par courriel

Les courriels reçus via le formulaire de contact sont gérés via Google Workspace (Google LLC, États-Unis), incluant Gmail. Les courriels sont stockés sur les serveurs de Google.

8. Hébergement et transferts hors Québec

Conformément à l'article 17 de la Loi 25, nous évaluons les risques associés à toute communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec et prenons les mesures appropriées pour assurer un niveau de protection équivalent.

Les renseignements liés aux rendez-vous pris via notre module en ligne sont hébergés au Québec, sur les serveurs de Medexa.

Notre site Web et les renseignements transmis via le formulaire de contact sont hébergés chez Hostinger International Limited, sur des serveurs situés aux États-Unis (Boston, Massachusetts). Les outils Google Analytics et Google Tag Manager utilisent des serveurs situés aux États-Unis. Leur activation est conditionnelle au consentement préalable du visiteur. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été effectuée pour ce transfert hors Québec. Des mesures de protection appropriées sont en place, incluant le chiffrement des communications (TLS/HTTPS), un contrôle strict des accès administratifs au site et l'adhésion d'Hostinger à des engagements contractuels en matière de protection des données.

9. Durée de conservation

Nous conservons les renseignements recueillis via le site Web uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été recueillis :

• Demandes via le formulaire de contact : 12 mois maximum
• Données de navigation Web (Google Analytics) : 14 mois

Les renseignements transmis via le module de prise de rendez-vous Medexa sont conservés selon les pratiques de Medexa et les obligations professionnelles applicables à notre profession.

Une fois ces durées écoulées, les renseignements sont détruits ou anonymisés de manière sécuritaire.

10. Mesures de protection

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité raisonnables pour protéger les renseignements recueillis via notre site Web :

• Connexion sécurisée via le protocole HTTPS
• Accès au site et aux courriels protégés par mots de passe robustes et authentification multifactorielle
• Mise à jour régulière du système de gestion de contenu (WordPress), des extensions et du serveur
• Bandeau de gestion du consentement bloquant les outils tiers tant que le visiteur n'a pas consenti
• Sélection de fournisseurs respectant les exigences de la Loi 25 (notamment Medexa, hébergé au Québec)

11. Profilage, identification et localisation

Conformément à l'article 8.1 de la Loi 25, nous vous informons que notre site Web utilise des technologies qui peuvent permettre d'identifier ou de profiler les visiteurs :

• Google Analytics et Google Tag Manager (analyse comportementale, pages visitées, source de trafic)
• Google Ads (suivi des conversions publicitaires et reciblage des visiteurs)
• Témoins (cookies) déposés par notre site et par certains de nos fournisseurs (voir Partie 2)

Ces fonctions sont désactivées par défaut. Elles ne s'activent qu'avec votre consentement, donné via notre bandeau de gestion des témoins lors de votre première visite. Vous pouvez modifier vos choix en tout temps en utilisant le lien « Gérer mes témoins » accessible dans le pied de page de notre site.

Nous n'utilisons aucune technologie de localisation géographique au-delà de l'adresse IP associée à votre appareil, et nous ne prenons aucune décision automatisée vous concernant à partir de ces renseignements.

12. Mesures pour refuser ou limiter la collecte

Vous pouvez en tout temps refuser ou limiter la collecte de vos renseignements personnels par les moyens suivants :

• Ne pas remplir le formulaire de contact du site Web et nous joindre plutôt par téléphone
• Refuser les témoins non essentiels lors de votre arrivée sur le site, via notre bandeau de gestion du consentement
• Configurer votre navigateur pour bloquer les témoins (voir Section 23)
• Communiquer à notre responsable votre souhait de limiter certaines collectes

Le refus de certains renseignements peut, dans certains cas, limiter notre capacité à vous offrir des services ou à donner suite à votre demande. Toute conséquence importante vous sera expliquée avant la collecte.

Conformément à l'article 9.1 de la Loi 25, les paramètres de confidentialité de notre site Web sont configurés par défaut au plus haut niveau de protection. Aucune fonction d'analyse, de profilage ou de témoin non essentiel n'est activée sans votre consentement préalable.

13. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous pouvez exercer en tout temps les droits suivants :

• Droit d'accès — consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Droit de rectification — faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
• Droit au retrait du consentement — retirer votre consentement à un traitement, sous réserve des obligations légales.
• Droit à la portabilité — recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis (en vigueur depuis septembre 2024).
• Droit à la désindexation ou à la cessation de diffusion — demander la cessation de diffusion d'un renseignement personnel ou la désindexation d'un hyperlien associé à votre nom dans certaines circonstances.
• Droit à l'information — être informé(e) de toute décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé vous concernant (le cas échéant).

14. Comment exercer vos droits

Pour exercer l'un de ces droits, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (voir Section 2). Une demande écrite est privilégiée afin de garantir un traitement diligent.

Nous donnerons suite à votre demande dans un délai maximal de 30 jours suivant sa réception. Aucuns frais ne sont exigés, sauf pour la transcription, la reproduction ou la transmission, auquel cas nous vous en informerons à l'avance.

15. Plainte à la Commission d'accès à l'information

Si vous n'êtes pas satisfait(e) du traitement de votre demande ou si vous avez des préoccupations concernant nos pratiques en matière de renseignements personnels, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec :

16. Incidents de confidentialité

En cas d'incident impliquant un risque sérieux de préjudice pour les personnes concernées, nous prenons sans délai les mesures raisonnables pour en diminuer le risque. Conformément à la Loi 25, nous notifions la Commission d'accès à l'information ainsi que les personnes concernées et tenons un registre interne des incidents de confidentialité.

17. Modification de la présente politique

Cette politique peut être modifiée à l'occasion. La date de la dernière mise à jour est indiquée au début du document. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

Partie 2 — Politique de témoins (cookies)

La présente Partie 2 complète la Politique de confidentialité ci-dessus et décrit les témoins (cookies) et technologies similaires utilisés sur notre site Web simpleergo.ca.

18. Qu'est-ce qu'un témoin?

Un témoin (ou « cookie ») est un petit fichier texte enregistré par votre navigateur lorsque vous visitez un site Web. Les témoins permettent au site de reconnaître votre navigateur, de mémoriser vos préférences et, dans certains cas, de mesurer la fréquentation du site ou d'analyser votre comportement.

Des technologies similaires (pixels, balises, stockage local) peuvent être utilisées aux mêmes fins. Dans la présente politique, le terme « témoin » désigne l'ensemble de ces technologies.

19. Notre engagement

Conformément à l'article 8.1 de la Loi 25, nous obtenons votre consentement préalable avant de déposer ou d'activer tout témoin qui n'est pas strictement nécessaire au fonctionnement du site. Vous pouvez accepter, refuser ou modifier vos préférences en tout temps via notre bandeau de consentement ou le lien « Gérer mes témoins » accessible dans le pied de page du site.

Par défaut, aucun témoin non essentiel n'est activé tant que vous n'avez pas donné votre consentement explicite.

Gérer mes témoins

20. Catégories de témoins utilisés

20.1 Témoins essentiels

Nécessaires au fonctionnement du site. Ils permettent par exemple de mémoriser votre choix concernant les témoins, d'assurer la sécurité du formulaire de contact ou de prise de rendez-vous. Ces témoins sont activés automatiquement et ne nécessitent pas de consentement.

20.2 Témoins fonctionnels

Permettent de retenir vos préférences (langue, affichage, etc.) afin d'améliorer votre expérience. Activés uniquement avec votre consentement.

20.3 Témoins statistiques / d'analyse

Nous permettent de mesurer l'utilisation du site (nombre de visiteurs, pages les plus consultées, source de trafic) afin d'en améliorer le contenu. Activés uniquement avec votre consentement.

Outils utilisés : Google Analytics et Google Tag Manager (Google LLC, États-Unis).

20.4 Témoins liés à la prise de rendez-vous (Medexa)

Lorsque vous utilisez le module de prise de rendez-vous en ligne sur la page « Réservation en ligne », des témoins fonctionnels peuvent être déposés par notre fournisseur Medexa pour permettre le bon fonctionnement du module. Ces témoins sont nécessaires à la fonction demandée et activés à votre demande.

20.5 Plugin de traduction

Le plugin GTranslate peut déposer un témoin pour mémoriser votre choix de langue.

20.6 Témoins marketing / publicitaires

Nous utilisons Google Ads (Google LLC, États-Unis) pour mesurer l'efficacité de nos campagnes publicitaires et, le cas échéant, présenter à nouveau notre contenu aux personnes ayant déjà visité notre site (« remarketing »). Ces témoins permettent notamment le suivi des conversions et l'analyse des audiences. Ils sont déposés uniquement après votre consentement explicite via notre bandeau de gestion des témoins et peuvent être retirés à tout moment. Aucun renseignement de santé n'est transmis à Google par l'intermédiaire de ces témoins.

21. Liste détaillée des témoins

Le tableau suivant présente les principaux témoins déposés sur notre site. La liste complète et à jour est disponible dans notre outil de gestion du consentement accessible via le bouton « Gérer mes témoins ».

Cette liste est non exhaustive et peut évoluer. La version à jour est toujours disponible via le bandeau de gestion du consentement.

22. Gérer vos préférences

Vous pouvez à tout moment :

• Modifier vos choix via le lien « Gérer mes témoins » dans le pied de page du site
• Refuser tous les témoins non essentiels via le bandeau de consentement à votre prochaine visite
• Configurer votre navigateur pour bloquer ou supprimer les témoins

Le blocage de certains témoins peut affecter le fonctionnement du site ou limiter certaines fonctionnalités.

Gérer mes témoins

23. Configuration du navigateur

La plupart des navigateurs permettent de gérer les témoins dans leurs paramètres :

• Chrome : Paramètres → Confidentialité et sécurité → Cookies
• Firefox : Paramètres → Vie privée et sécurité
• Safari : Préférences → Confidentialité
• Edge : Paramètres → Cookies et autorisations de site

La présente politique est en vigueur depuis le 22 mai 2026. Dernière mise à jour : 22 mai 2026.